OurPost開発チームです。学校のプリント整理は、100均のファイルを買い足し、無印のファイルボックスを足し、冷蔵庫の横に壁掛けのポケットを付けても、半年後にはどこかが溢れている、という経過をたどる家庭が多いと私たちは考えています。置き場所が足りなかったのではなく、受け取るたびに仕分けの判断が要ることが続かない原因だからです。
この記事では、まず100均・無印・壁掛けで紙のまま整理する方法を、うまく回る条件と一緒に整理します。そのうえで、それでも溜まる人に向けて、紙を整理し続けるのをやめ、撮って捨てる形に変える運用を書きます。後半は、写真アルバムや撮影専用アプリと比べたときの違いです。私たちは園・学校のプリントを撮って家族で共有するアプリ「OurPost」を作っているので、その設計判断も隠さず書きます。
園・学校のプリントを撮るだけで家族の受信箱に届けるアプリです。撮影・整理・検索・家族共有は無料、広告はありません。App Store・Google Playで公開中です。
OurPostの詳細を見る学校のプリントを紙のまま整理する方法｜100均・無印・壁掛け
紙で整理する場合、いちばん効くのは道具の種類より届いた日に、置き場所が自動で決まることです。学校のプリントは、扱いで3つに分けられます。提出や返信の期限があるもの（提出物・集金・アンケート）、日付が過ぎれば不要になるもの（行事のお知らせ・給食だより）、年度を超えて残すもの（健康診断の結果・学年のまとめ・PTAの資料）です。道具はこの3つに1つずつ置き場所を割り当てるために使います。
100均のファイル・ポケットで「期限があるもの」を受ける
提出物には、3ポケットのファイルやクリアファイルがよく使われます。手前のポケットは「まだ出していないもの」、奥は「出し終えたもの」と決めておくだけで、提出忘れの確認が1か所で済みます。100均のファイルは安いので、子どもごとに色を変えて、ランドセルの置き場の近くに掛けておく使い方が向いています。ここで増えるのは出し終えたプリントで、出し終えたものを捨てる日を決めていないと、ファイルがそのまま保管庫になります。
無印のファイルボックスで「残すもの」を年度ごとに立てる
年度を超えて残すものは、立てて収納するファイルボックスが扱いやすい選択です。子どもごと・年度ごとに1つずつ作り、年度末に「入れる/捨てる」を一度に判断します。残すものだけが入る箱なので、毎日の出し入れが要りません。向いているのは枚数がそれほど多くない家庭で、1年間のプリントを全部入れるとすぐ満杯になります。
壁掛けポケット・冷蔵庫で「直近の予定」だけ見えるようにする
行事のお知らせや給食だよりは、目に入る場所に貼るのが手軽です。冷蔵庫や壁掛けのポケットなら、通りがかりに今月の予定が見えます。ただし貼れる枚数には限りがあり、古いものを外す作業を誰かがやらないと、上から重なって見えなくなる点は弱点です。ここは「月が替わったら外す」と日を決めておくと破綻しにくくなります。
この3段構えが回っている家庭は、わざわざアプリを入れなくても困っていないはずです。私たちが気になるのは、回らなくなった家庭のほうです。
それでも溜まるのは、整理ではなく「仕分け」を毎回やるから
紙の整理を分解すると、受け取る、種類を判断する、ファイルに入れる、あとで見直して捨てる、の4工程になります。4つとも手作業で、しかも2つ目と4つ目は判断が要る工程です。疲れて帰った日は、1つ目で止まってカバンやテーブルの上に積まれ、それが「プリントが溜まる」の正体だと私たちは見ています。
もう1つ、捨てられない理由があります。保管期間は学校ごとに決まりがなく、誰も教えてくれません。そのため「あとで要るかも」という保険で残し続けることになり、ファイルが増えます。さらに共働きの家庭では、受け取る人と、あとで探す人が別になりがちです。置き場所を知っているのは受け取った本人だけ、という状態は、整理の仕組みが優れていても起きます。
ここから私たちが出した結論は、整理の方法を工夫するより、仕分けの判断を後ろへ回せる仕組みが要る、というものです。受け取った瞬間は何も決めず、必要になったときに探せれば、4工程のうち2つの判断が消えます。
「撮って捨てる」運用｜ルールは3つだけ
運用はシンプルに保つほど続きます。決めるのは次の3つです。1つ目は、受け取ったその場で撮ること。子どもがどの学年か、何のプリントかは考えず、まず撮ります。2つ目は、提出して手放すものと学校に返すもの以外は、その日のうちに紙を処分すること。3つ目は、整理は暇なときにまとめて行い、探すときは分類をたどらず、検索することです。
OurPostでは、プリントを撮るとき、子どもや分類の入力が要りません。端末の書類撮影機能で四隅を切り出して補正し、そのまま保存できます。1件は20ページまでで、写真ライブラリの画像や、20ページ・20MBまでのPDFも取り込めます。学校の連絡アプリで受け取ったPDFは、OSの共有メニューからそのまま取り込めます。
撮影時に入力を求めないのは、先ほどの「判断を後ろへ回す」を設計に落とした部分です。入力欄を減らすほど、忙しい日でも撮影までたどり着けると考えました。
整理を後回しにしても探せるように、保存したあとで端末内の文字認識（OCR）がプリントの文字を読み取ります。「遠足」「集金」のように、書いてあった言葉で検索できます。タイトルやリスト名、タグ名も検索の対象です。
読み取れなかったプリントも、保存と閲覧は妨げません。リスト（子どもごとなど）とタグ（提出・保健など最大5つ）は、あとから好きなときに付けられます。
撮っても紙を残すもの
撮れば何でも捨てられる、とは考えていません。原本を学校に提出するものは、提出前に撮って控えにします。学校が原本の保管や返却を求めるもの、成績に関わる書類、子どもの作品のように思い出として紙で残したいものは、紙のまま取っておいて構いません。撮ると捨てるは別の判断なので、迷うものは「撮って紙も残す」で十分です。それだけでも、探す手間と夫婦の情報差は小さくなります。
紙のファイル・写真アルバム・撮影専用アプリの違い
プリントを撮る方法は、スマホの写真アルバムでも可能です。何が違うのかを、整理の面で比べてみます。
| 比較軸 | 紙のファイル | 写真アルバム | 撮影専用アプリ（OurPostの場合） |
|---|---|---|---|
| 受け取った日の手間 | 種類を判断してファイルに入れる | 撮るだけ | 撮るだけ。分類は保存時に不要 |
| あとから探す | 置き場所を覚えていれば見つかる | 他の写真に埋もれる | リスト・タグ・本文の言葉で検索 |
| 夫婦で共有 | 同じ場所を見に行く必要がある | 共有アルバムを自分で作る必要がある | 招待コードで家族の受信箱に届く（最大6人） |
| 置き場所 | ファイル・ボックスが増える | 要らない | 要らない |
| 失くすリスク | 紛失・劣化 | 端末の写真の管理しだい | まず端末に保存。共有中は家族の端末にも同期。消したものはごみ箱から戻せる |
写真アルバムは手軽ですが、プリントが何十枚も他の写真に混ざると、探すのがむしろ難しくなります。専用アプリの利点は、プリントだけの置き場があることと、家族と同じ場所を見られることです。反対に、端末内だけで使う場合は、その端末を失くせば残りません。家族共有をオンにして同期しておくと、ほかの端末にも同じプリントが残ります。クラウドの無料容量は100MBで、それを超えると新しいファイルの共有が保留になります（端末内の保存と閲覧は続きます）。
OurPost
園・学校のプリントを撮る・取り込むだけで家族の受信箱に届くアプリです。撮影時の入力は不要、リストとタグであとから整理、端末内OCRで本文から検索。広告はなく、撮影・取り込み・整理・検索・家族共有は無料です。App Store・Google Playで公開中です。
OurPostについて詳しく見る続けるための考え方｜まず1か月、新しく届くものだけ
今ある紙の山を全部撮る必要はありません。山の整理に手を付けると、それだけで挫折します。今日から届くプリントだけを撮り、紙は期限が過ぎたら捨てる、で始めるのが現実的です。古い山は、時間があるときに年度末の「残す/捨てる」でまとめて減らします。
目的別に、続きの記事も用意しました。アプリで選ぶなら学校プリント整理アプリの選び方、スキャンの手順から整えたいなら学校プリントのスキャンアプリ、量が多い塾のプリントは塾のプリント整理、夫婦で見落としを防ぐなら学校のお便りを夫婦で共有する方法、保育園・幼稚園のおたよりは保育園のプリント整理アプリを見てください。
OurPost
撮る・取り込む・探す・家族に届く、までをひとつにした園・学校のプリント受信箱です。OurPostは広告を表示せず、無料プランでも家族は最大6人まで招待できます。App Store・Google Playで公開中です。
OurPostについて詳しく見るよくある質問
学校のプリントは、いつまで保管すればいいですか？
決まりは学校や園ごとに違い、全国共通の基準はありません。一般的には、行事のお知らせや給食だよりは日付が過ぎれば不要で、健康診断の結果や学年のまとめなど記録として残したいものだけを年度単位で保管する家庭が多いです。迷うものは撮って紙も残し、年度末にまとめて見直す方法が無理がありません。
100均のファイルや無印のボックスで十分ではないですか？
置き場所が決まっていて、捨てる日も決めている家庭なら十分です。ただ、仕分けの判断が毎回必要なため、忙しい時期に止まりやすい点は変わりません。紙のファイルが溜まってしまう場合は、受け取った日は撮るだけにして仕分けを後ろへ回す方法を併用すると続きやすくなります。
プリントを撮ったら、紙は捨ててしまっていいですか？
提出して手放すものは撮ってから出し、期限や日付が過ぎたお知らせは撮った後に処分して問題ないことが多いです。学校から原本の保管や返却を求められているものや、成績に関わる書類、思い出として残したいものは紙も残してください。撮ることと捨てることは別の判断です。
OurPostは無料で使えますか？
撮影・取り込み・整理・検索・家族共有はすべて無料で、広告はありません。家族は最大6人まで招待できます。クラウド容量は無料で100MBで、有料のBitFlap One（月額800円・年額8,000円）に加入すると100GBに増えます。容量が上限に達しても、端末内の保存と閲覧は続きます。