Somos el equipo de MonoTape. Planear una boda, un cumpleaños grande o cualquier evento es, en el fondo, ir sumando partidas: el lugar, el catering, la decoración, la música, las invitaciones… y, además, repartir el total entre los invitados para ver el coste por persona. Con la calculadora normal el total cambia cada vez que ajustas algo y pierdes de vista de dónde salía. En este artículo explicamos cómo construir un presupuesto de evento partida por partida y mantenerlo vivo.
Un presupuesto que no para de moverse
Lo característico de un presupuesto de evento es que nunca está cerrado. Suben los invitados de 40 a 50, el catering ofrece otro menú, decides añadir un fotógrafo o quitar la barra libre. Cada cambio mueve el total. Con la calculadora normal tecleas 3000 + 2400 + 600 + 400, sale un total y, en cuanto algo cambia, vuelves a empezar.
Y casi siempre quieres un número derivado: el coste por invitado, para comparar con lo que esperabas gastar. Eso es otra cuenta encadenada al total, que también hay que rehacer en cada ajuste. La app de notas te deja apuntar la lista de partidas, pero no las suma; la calculadora suma, pero no recuerda qué era cada cifra.
Cada partida con su nombre, y el total a la vista
Cuando diseñamos MonoTape pensábamos justo en presupuestos que evolucionan. La idea: cada partida es una línea con su etiqueta, el total se suma debajo y los números derivados se refieren al total. Así el coste por invitado no es una cuenta aparte, sino una línea más que se actualiza sola.
En MonoTape apilas las partidas y derivas el coste por persona del total.
De un vistazo ves el total, el desglose y cuánto sale por invitado. Si el total se va de presupuesto, lees directamente qué partida pesa más y decides dónde recortar con datos, no a ojo. La línea «Por invitado» se apoya en «Total», así que las dos cifras cuentan la misma historia.
Cambia un importe y se recalcula el total y el coste por persona
Aquí está la comodidad. Si el catering sube a 2800 € o decides quitar la música, corriges esa línea y el total se rehace solo. Y como «Por invitado» se refiere al total, también se actualiza. Si además cambian los invitados de 50 a 60, cambias ese número y el coste por persona se recalcula al instante, sin tocar las partidas.
El presupuesto de un evento se decide mejor cuando lo ves entero y vivo. Apila las partidas con su nombre, deriva el coste por invitado del total y cambia solo lo que se mueva. Como en el fondo es visualizar una suma de conceptos fijos, te vendrá bien cómo ver de un vistazo el total de tus gastos fijos. Y cuando alguien te pregunte «¿al final cuánto sale?», te servirá responder al instante con una nota de cálculo.
MonoTape
Una calculadora con bloc de notas: apila cada partida con su etiqueta, deriva el coste por persona y, si cambias un importe, todo se recalcula solo. El presupuesto del evento queda guardado tal cual lo calculaste. Gratis.
Saber más sobre MonoTapePreguntas frecuentes
¿Puedo calcular el coste por invitado?
Sí. Etiquetas la suma como «Total» y añades una línea «Total / nº de invitados». Esa línea se refiere al total, así que se actualiza sola cuando cambias cualquier partida.
Si quito o cambio una partida, ¿se rehace el total?
Sí. Corriges o pones a cero esa línea y el total se recalcula solo. Y como el coste por invitado se apoya en el total, también se actualiza.
¿Se guarda el presupuesto mientras lo voy ajustando?
Sí. La cinta con todas las partidas etiquetadas se guarda en el propio teléfono, así que puedes volver al presupuesto durante las semanas de preparación y seguir afinándolo.
¿Es gratis?
Sí, es gratis. El cálculo con etiquetas, las referencias, el recálculo automático y el historial en forma de cinta están todos incluidos. Disponible para iPhone y Android.