待辦只有你自己看的話，個人用的待辦事項App就夠了；但只要事情要交代給另一個人（買菜、倒垃圾、繳費、修東西），就該選能共用、能指定負責人、有到期日的那一種。差別不在功能多寡，而在這份清單有沒有第二個人會打開來看。
我們是 Koto 團隊。Koto 是給伴侶和家庭共用的待辦清單App，所以我們每天都在想同一個問題：兩個人的待辦，為什麼常常比一個人的更容易漏？下面是我們的整理，也包含 Koto 不適合的情況。買菜清單、購物清單、每週家事清單和夫妻家事分工表，都是這個問題的不同樣貌。
Koto 是給伴侶和家人共用的待辦清單App：指定負責人、設定到期日、完成時收到通知。不計點、不評分，沒有廣告。
了解 Koto一般待辦事項App，在家裡卡在哪裡
不少個人用的待辦事項App，設計前提是「清單是我的，提醒響在我的手機」。拿來管自己的事很好用，像是週三要交報告、月底要續約。但家裡的待辦有個特性：寫下事情的人，和動手的人常常不是同一個。你在自己的清單裡寫了「衛生紙快用完了」，另一半根本看不到，下班順路經過賣場也不會多拿一包。
於是大家回到通訊軟體。週五晚上在對話裡丟一句「明天早上記得把回收拿出去」，後面緊接著晚餐吃什麼、貼圖、一張貓的照片，隔天早上這句話已經沉在三十則訊息之前。聊天的時間軸是為「此刻說話」設計的，待辦需要的是「事情一直在，直到有人完成它」。我們做 Koto 的出發點，就是這個落差。
還有一個常見的卡點：沒有負責人。「有人去繳電費了嗎？」兩個人都以為對方會處理，或者兩個人都處理了。
共用的待辦清單，至少該有這幾樣
負責人。 一個任務可以指派給一個人、兩個人，也可以不指派。不指派的意思是「全家誰都可以認領」，適合「誰經過誰買」這種事。指派了負責人，對方會收到通知；沒指派的，所有成員都會收到。
日期，而不是時間。 Koto 的到期日只到「哪一天」，沒有幾點幾分。有了到期日，還可以設一次提醒：到期日前幾天，加上你選的時間。「星期六要修水龍頭」，就設成星期四晚上提醒，對方收到的是一次來自 App 的提醒，而不是你的第三次開口。提醒是裝置上的本機通知，沒有網路也會響。
完成通知與記錄。 任務被勾選完成時，建立任務的人和負責人會收到通知（操作的那個人自己不會收到），完成記錄裡也看得到是誰、什麼時候完成的。「你弄好了嗎？」這句話就不用問了。
第四件是重複，後面的家事清單那一節再談。
買菜清單、購物清單App：一份共用清單就夠了
傍晚在傳統市場挑菜的人，和在家看冰箱的人，通常不是同一個。冰箱裡的人發現「蛋只剩兩顆」，順手加進共用清單；市場裡的人打開手機，看到的就是最新的一份。品項直接打在任務名稱裡，例如「雞蛋 10 顆」「板豆腐 2 盒」。買到的就勾掉，勾掉的會收進每份清單底下可摺疊的已完成區，結完帳可以把這份清單已完成的任務一次移到垃圾桶，要的話還能從垃圾桶還原。
輸入時，輸入欄會列出你在這份清單輸入過的字詞當作候選，常買的東西點一下就好，不用每次打。這份紀錄只存在你自己的裝置上。另外，Koto 先把變更存在手機本機，賣場地下樓層、冷藏區這類收訊不穩的地方，照樣可以勾選，連上網路後才同步給對方。
要先說清楚的是：Koto 沒有數量欄、價格欄，也不會自動把品項分到「蔬果」「肉類」，更不會加總金額。它是一份簡單、兩個人都看得到的清單，不是比價或記帳工具。
每週家事清單與夫妻家事分工表
家事清單最容易失敗的地方，不是不知道要做什麼，而是每一項都要靠人記。倒垃圾就是典型：垃圾車的時段、資源回收的日子，各縣市甚至各社區都不一樣，卻是每週固定的。這種事適合設成重複任務，一次設好，之後每到那天自動出現。Koto 的重複可以這樣設：
| 家事 | 在 Koto 裡怎麼設 |
|---|---|
| 倒垃圾、資源回收 | 每週，勾選固定的幾個星期（可複選），依你們社區的收運日 |
| 早餐、便當準備 | 僅平日 |
| 週末大掃除 | 僅週末 |
| 繳房租、管理費 | 每月的指定日期，遇到沒有那一天的月份會落在月底 |
| 洗衣機槽清潔 | 每月第 N 週的某個星期，或最後一週的某個星期 |
| 換浴室踏墊、洗被單 | 每隔 N 天 |
重複任務會帶著負責人和備註一起產生。有兩種產生方式：預設是「上一個還沒完成就不產生下一個」，避免清單被一堆逾期的舊任務塞滿；也可以選「每一次都各建一個任務」。
夫妻家事分工表要怎麼分，是你們兩個人要談的事，Koto 不替你決定。我們能提供的是工具上的誠實：Koto 沒有自動輪流。想要「單週你、雙週他」，做法是各建一個重複任務、各指定給自己；想換班就改負責人。另外 Koto 不計點、不評分、不排名，只留下「誰在什麼時候完成」的完成記錄。家事一旦變成分數，吵的就會是分數，不是家事。
如果你們習慣把表格貼在冰箱門上，可以先用 免費的家事分工表產生器 印出一張 A4，再把需要提醒的幾項建成 Koto 的重複任務。紙上看全貌，手機負責提醒，兩邊不衝突。
在 Koto 裡設定一份共用待辦
先在你自己的手機上開始，不需要帳號。建立一份清單，名稱最多 20 個字，可以選圖示和顏色，例如「家裡的事」；之後可以再開「買菜」之類的第二份，首頁左右滑動切換。
新增任務時，從畫面下方跳出輸入視窗，一打開就能直接打字。標題最多 100 字，接著選負責人、到期日、提醒和備註（300 字以內），也可以附上照片、影片或檔案。要一口氣輸入好幾項，可以用連續輸入的方式一項接一項加；每次儲存是一個任務，不能貼上多行文字一次拆成很多項。
等你想讓另一半一起用，再產生邀請碼傳給對方。對方安裝後需要登入並輸入邀請碼加入，之後兩人看到的是同一份清單，免費群組最多 6 人。iPhone 使用者（iOS 17 以上）還可以在主畫面放小工具，固定顯示某一份清單的未完成項目：小尺寸 3 項、中尺寸 5 項。小工具上不能直接勾選完成，點一下會開啟任務詳情。
這幾種情況，Koto 不適合
工作上的任務管理。 Koto 沒有優先順序、專案、相依關係，也沒有「今天」「已逾期」這類固定篩選。想管理一個多人專案，請用為專案設計的工具。
需要行事曆或幾點幾分的行程。 Koto 沒有日曆檢視，任務只有日期，沒有時間。「下午三點牙醫」這種事，放在你原本的行事曆比較合適，Koto 裡最多寫成備註。
電腦與網頁。 Koto 只有 iOS 和 Android 的手機 App（iOS 14 以上），沒有電腦版、網頁版。
只有你一個人的待辦。 這種情況，任何一款簡單的個人待辦事項App都夠用，Koto 的強項是在共用的那一半。另外，任務留言是 BitFlap One 才能發表的功能，免費群組仍然讀得到既有的留言。
常見問題
待辦事項App有免費的嗎？Koto 要付費嗎？
可以免費使用。清單數量、任務數量、重複任務和照片等附件都沒有件數限制，也沒有廣告。免費群組最多 6 人（含你自己）；BitFlap One 是選用的付費方案，可擴充到 30 人，並提供任務留言。
一般的待辦事項App和夫妻、家人共用的差在哪？
個人款以一個人使用為前提，清單和提醒都只屬於你。共用款則多了負責人、完成通知和完成記錄，讓寫下事情的人和執行的人可以是兩個人，不必再靠聊天訊息來回確認。
另一半不想裝App，還能共用嗎？
共用清單需要雙方都安裝並登入。不過你可以先在自己的手機上開始，不需要帳號，等對方願意了再用邀請碼邀請。如果對方不打算用，那份清單就只是你自己的待辦，Koto 不會假裝兩個人同步了。
家事分工表可以印出來貼在冰箱嗎？
可以，但這是另一個免費工具。到 家事分工表產生器，輸入名字（最多 8 人）、從 30 種家事中勾選並選擇頻率，就能列印成 A4 分工表。不用註冊、不計點。想在手機上追蹤，再把同樣的家事建成 Koto 的重複任務。